15 maja 2019, 08:06
Program do wystawiania faktur
Niezależnie od profilu działalności firmy, ostatecznym etapem i nadrzędnym celem jest sprzedaż wyrobów lub usług. Działy sprzedaży, wsparte pomocą przedstawicieli handlowych, zabiegają o poszerzenie listy kontrahentów, co ostatecznie przekłada się na zwiększenie liczby faktur i pozostałych dokumentów księgowych. W celu uefektywnienia działu fakturowania, przełożony powinien zadbać o odpowiedni program do faktur. Wskazane narzędzie nie jest tylko ułatwieniem obowiązków odpowiednim pracownikom, gdyż dba również o prawidłową ewidencję sprzedaży, chroniąc przed zbędnym bałaganem w dokumentacji. Należy mieć świadomość, iż faktura VAT nie tylko jest dokumentem księgowym, lecz jest dowodem uprawniającym do otrzymania należności. Program do fakturowania powinien posiadać wiele opcji, nie skupiać się wyłącznie na wystawianiu faktur. Sprzedaż jest złożonym procesem, który generuje bardzo dużo innych dokumentów. Oprócz powszechnie znajomych faktur i Wydań Zewnętrznych z magazynu, ze sprzedażą ściśle powiązane są dokumenty kasowe, takie jak Dowód Wpłaty i Dowód Wypłaty, Międzynarodowy List Przewozowy (wymagany przy współpracy z odbiorcami zagranicznymi). Program do fakturowania to także narzędzie pozwalające na generowanie różnego rodzaju analiz. Należy także mieć na uwadze, iż faktury VAT mogą zawierać czasem pomyłki, w związku z tym program powinien posiadać funkcje zapewniające ich skorygowanie. Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, sprzedający ma prawo do poprawienia każdej pomyłki za pomocą korekty VAT. W drodze różnych ustaleń z klientami, czasem następuje potrzeba aktualizacji informacji na fakturze, które pierwotnie były prawidłowe, co także powinien umożliwiać odpowiednio zaprojektowany program do fakturowania. Każda korekta dokumentu pierwotnego powinna zostać uwzględniona przez program w analizach sprzedaży, co jest istotną kwestią, bezsprzecznie pozytywnie wpływającą na wykonywane obowiązki. Trzeba mieć świadomość, iż zdarzają się takie wydania programów do fakturowania, które nie są przystosowane do polskich wymogów. W takiej sytuacji, podczas wyboru programu do faktur warto wziąć pod uwagę także to kryterium. Przykładem dedykowanego programu do faktur dla polskich przedsiębiorstw, jest system opracowany przez Rafsoft. W zależności od potrzeb i stopnia rozbudowy struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa, dostępne są następujące wersje programu: START, STANDARD, PRO. Program do faktur oferowany przez rafsoft.net posiada opcję JPK Faktury, co stanowi dowód, o dostosowaniu programu do aktualnych potrzeb. Wybierając program do fakturowania, należy skupić uwagę na dostępność funkcji importu i eksportu danych i jej zakres. Wspomniany program posiada takie możliwości, zapewniając dostęp do wprowadzanych danych i ich swobodny transfer gdy wystąpi taka konieczność. Odpowiednio dobrany program do fakturowania to gwarancja prawidłowej ewidencji najważniejszej sfery przedsiębiorstwa, czyli sprzedaży. Prawidłowo wystawiane faktury VAT mają korzystny wpływ także na postrzeganie danej firmy przez odbiorców. Niepodważalnym faktem jest, iż nieprzejrzysta zawartość faktur prowadzi do ryzyka pomyłek ze strony klientów, między innymi podczas realizacji przelewów, stąd decyzja o zakupie odpowiedniego programu do fakturowania powinna być wyłącznie pozytywna. Z uwagi na zróżnicowanie ofert, może być kłopot z wyborem konkretnego systemu, niemniej jednak warto pamiętać, iż rozwiązanie oferowane przez rafsoft.net zawiera dokładnie to, czego potrzeba w każdym dziale fakturowania. 